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​​​Consejos que le ayudarán a su empresa a una transición exitosa de su Sistema de Gestión de la Calidad, certificado con ISO 9001: 2008, a la nueva versión ISO 9001:2015.​​​​​



 


Consejo 1


En primer lugar, es muy importante hacer un análisis externo. Para esto, usted debe tener en cuenta los siguientes aspectos:​

• El progreso económico del país y su desarrollo, las relaciones internacionales, el crecimiento, y los cambios demográficos y culturales.

• Principios tecnológicos como avances y descubrimientos.

• Factores relacionados con los grupos objetivos de la empresa, tales como cambios en las necesidades de los usuarios, en sus percepciones o expectativas, así como los cambios derivados de las demandas ciudadanas.

• Aspectos y circunstancias interinstitucionales, tales como orientaciones de modernización de la gestión pública, interacción con el ministerio, entre otros.

Con el fin de controlar y valorar los factores, anteriormente mencionados, usted puede utilizar herramientas como el POAM (Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio). Sin embargo, vale la pena especificar que la norma ISO 9001 no exige, como tal, ningún tipo de herramienta, pero este mecanismo permite identificar y valorar las oportunidades y amenazas latentes de la empresa.

De esta manera, según sea su impacto o importancia, un grupo estratégico podrá determinar si el factor en cuestión supone una oportunidad o amenaza para la organización.

Entonces, para poder definir una base de trabajo, es necesario tener en cuenta los siguientes lineamientos:

• Determinar aquellos aspectos que puedan ser posibles amenazas u oportunidades de la empresa.

• Reunir, por factores, dichos elementos.

• Clasificar el factor como oportunidad o como amenaza.

• Priorizar y calificar las oportunidades y las amenazas.

• Considerar el impacto que tiene la oportunidad y/o la amenaza en la empresa y su actividad.

• Reconocer amenazas y oportunidades de acuerdo al impacto que estas tienen en el negocio.

Además de la matriz POAM, usted puede hacer uso del análisis competitivo, proceso que consiste en relacionar a la empresa con su entorno, lo cual es de gran utilidad porque sirve para identificar las fortalezas y debilidades de la empresa, al igual que las oportunidades y amenazas de su mercado objetivo. Por lo tanto, tenga en cuenta lo que debe conocer:

• El éxito y la naturaleza de los cambios que pueda tener su competencia.

• La respuesta que pueda dar la competencia ante nuevos movimientos estratégicos de otras empresas.

• La adaptación y reacción de sus competidores ante posibles cambios en su entorno.


Consejo 2


Así como se lleva a cabo el análisis externo, es necesario hacer un análisis interno. 

El ámbito interno, como factor que se debe incluir en el Sistema de Gestión de la Calidad de ISO 9001 versión 2015 está condicionado por unos elementos esenciales que determinan el desempeño del mismo sistema.

Entre estos factores se pueden destacar:

• Procesos, funciones.

• Tecnología disponible.

• Recursos financieros.​

• Leyes orgánicas.

• Recursos humanos.

• Cultura organizacional, compromisos, valores.

• Áreas relevantes.

• Estructura formal.

• Redes de comunicación, tanto formales como informales.

Por otro lado, las organizaciones suelen usar las auditorías para evaluar el desempeño de la organización y compararlo con el de la competencia. Por lo general, el análisis interno de la empresa complementa y valida dicha evaluación con un estudio detallado del entorno y de su competencia.

Además, existen herramientas como el Perfil de Capacidad Interna (PCI), que se utiliza para analizar las fortalezas y las debilidades, en relación con las oportunidades y amenazas que el medio externo le presenta a la empresa.

El Perfil de Capacidad Interna o PCI se establece en cinco categorías:

• Capacidad directiva.

• Capacidad competitiva.

• Capacidad financiera.

• Capacidad tecnológica.

• Capacidad de talento humano.

Consejo 3


Trazar la estrategia del Sistema de Gestión de la Calidad involucra dos fases: desarrollo e implementación de la estrategia.

Si usted se enfoca en el desarrollo de la estrategia, es de vital importancia que tenga en cuenta los siguientes elementos:

• Qué va a hacer la empresa, qué productos y servicios va a ofrecer.

• Para quién lo va a hacer, a qué clientes y mercados servirá la empresa.

• Por qué los usuarios comprarán, qué ventajas competitivas tendrá la organización sobre otras.

• Dónde incidirá la organización y cuáles serán sus mercados prioritarios.

Por otra parte, en cuanto a la estrategia, es fundamental tener en cuenta cómo se va a conseguir lo anteriormente mencionado, es decir, el qué, para quién, el por qué y el dónde. Es así como al momento de tomar en cuenta las decisiones estratégicas, usted puede plantear  una serie de cuestiones que hagan posible y faciliten el proceso, tales como:

¿Qué factores externos sustentan la estrategia de su organización y el Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001?

¿Cómo se ven en el futuro?

¿Qué medidas tienen que emplear para evaluar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad basado en la ISO 9001?

¿Qué criterios se emplearán para evaluar las oportunidades que tendrán sus nuevos productos o servicios?

¿Qué valores orientarán a su negocio?

¿En cuáles de las áreas de mercado tendrán que prestar una mayor atención o invertir más recursos?

¿De qué modo el plan de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, que han  diseñado, garantiza que los objetivos personales, de los procesos y de la organización como tal brindan apoyo a la estrategia?

¿Qué tipo de clientes nuevos tendrán y cuáles de los que ya existen permanecerán con la organización?

¿Qué factores son los más significativos para sus clientes?

¿Qué factores representan para la organización una ventaja competitiva?

¿En qué áreas nuevas de mercado habrá que prestar una mayor atención o invertir más recursos?

En la Estructura de Alto Nivel, que se propone en la nueva versión de la norma ISO 9001:2015, hay un involucramiento importante de la alta dirección de las organizaciones en el proceso de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. Por esta razón, aquí le damos a conocer algunos consejos importantes para los líderes de su organización:


Consejo 4


El buen líder conoce a su equipo

Parece una obviedad, pero en muchos casos esta premisa tan simple no se cumple. La persona encargada de asumir el rol de líder debe tener un profundo conocimiento del personal y de la organización. Esta información le facilitará la labor de conectar personalmente con los miembros del equipo y simplificará la tarea de personalizar su misión, dándole a cada trabajador la función que mejor desempeñará, según sus características.


El buen líder es realista

Este conocimiento del entorno corporativo, ayudará al líder a ser realista y, por lo tanto, consciente de las debilidades de la organización. Frecuentemente las fortalezas se identifican con facilidad, pero no ocurre lo mismo con los puntos débiles. Conocerlos es saber priorizarlos y actuar ante ellos.

El buen líder prioriza

• La persona que ejerza el liderazgo debe tener la capacidad de establecer metas y prioridades claras, pues sabe que el éxito en la ejecución de la estrategia está mucho más cerca si se centran los esfuerzos en 3 ó 4 iniciativas bien definidas. Cuando hay demasiados proyectos para desarrollar, resulta común que se pierda la perspectiva de cuáles de ellos realmente generan impacto en la consecución de los logros de la organización.


El buen líder se centra en la acción

• Todas las decisiones y pasos que da el líder están encaminados a la acción, no deja ninguna cuestión al azar. Cada reunión terminará con tareas encomendadas a quien sea necesario y se definirán plazos y recursos necesarios para su cumplimiento.


El buen líder recompensa a quiénes lo hacen bien

• De nuevo, nos encontramos ante una premisa que parece obvia y que, sin embargo, a menudo no se tiene en cuenta. El líder que espera determinados resultados, recompensa al equipo con relación a la consecución de los mismos. La falta de coherencia en este sentido supone una desalineación entre la estrategia y las personas.


El buen líder aumenta las capacidades del personal

Aunque la formación académica supone la semilla del conocimiento, la realidad es que el 80% de las capacidades de un trabajador se adquieren fuera de las aulas. El líder potencia y aumenta las capacidades de su equipo a través de la formación constante, y crea en ellos conciencia de que se trata de una relación "win to win", en la que el trabajador gana en conocimientos y en prestigio de cara a la organización y ésta también sale beneficiada de ello.


El buen líder posee una buena inteligencia emocional

​• Esta es una cualidad que hoy en día se torna fundamental en un buen líder. La fortaleza emocional y la capacidad de resolver situaciones con asertividad y seguridad en sí mismo. Hay una serie de actitudes que dibujan el perfil de una persona emocionalmente inteligente: la transparencia, acepta las críticas, controla sus emociones y  es humilde.


Consejo 5


En un mercado competitivo, la gestión de talentos es un impulsor del éxito organizacional y de la creación de valor. La gestión de talentos es la puesta en práctica de estrategias diseñadas para aumentar la rentabilidad de la empresa, siendo este un activo estratégico y no un gasto.

El desarrollo de subsistemas mejorados para atraer, desarrollar, conservar y aprovechar a las personas con las habilidades y aptitudes requeridas para resolver las necesidades comerciales actuales y futuras del mercado es una necesidad imperante. Por consiguiente, el desafío más grande en la gestión de la fuerza laboral es crear la capacidad de competir por talento y generar, a partir de este, una ventaja competitiva. Efectivamente, es una herramienta para apalancar la estrategia de negocios en el mundo actual.

La gestión de talentos ha surgido como la nueva moda de nuestros directivos, ya que ofrece un enorme valor de negocio en un medio cada vez más complejo e influenciado por factores externos como la macroeconomía, la expansión internacional, las fusiones y adquisiciones.

En definitiva, es importante saber qué talento se requiere y cómo se va a medir. Por lo tanto, hay que conocer el valor real del talento que se adquiere y no basta con hacer, sino que hay que hacer bien. 

Así la fuerza laboral debe desempeñarse mejor que el estándar del mercado, generando valor en la empresa mediante una eficaz dirección estratégica, la cual incluye, la estructura organizativa, la cultura, el liderazgo y los procesos como: modelos de competencia, evaluación de desempeño, planes de  transición de carrera y "outplacement".

 

Consejo 6


Principios en los que se sustenta la Excelencia


La calidad se sustenta  en una serie de principios que deben regir las estrategias y medidas que se lleven a cabo:


1. Compromiso de los altos cargos directivos y líderes.

Son los encargados de comunicar las acciones que se van a llevar a cabo y de motivar al resto del equipo para que realicen el esfuerzo necesario y así poder alcanzar los objetivos que se han  propuesto.


2. Orientación hacia el cliente

El cliente es la razón de la existencia de toda empresa, por lo tanto,  éstas deben centrarse en buscar su satisfacción. Para alcanzar este propósito, es preciso conocer  las necesidades de los consumidores y saber qué es lo realmente importante para ellos, qué es lo que les aporta valor. Gracias a estas acciones, además de complacer a los clientes, logra que permanezcan fieles y se amplía la cuota de mercado.


3. Orientación  hacia los resultados

Para alcanzar la excelencia, las acciones desarrolladas deben estar orientadas a los resultados y  deben tener en cuenta  las necesidades de todos los grupos de interés o "stakeholders", es decir, de los trabajadores, colaboradores, proveedores, inversores y de la sociedad en general.


4. Fundamento en una gestión por procesos

Los procesos se componen de actividades que están interrelacionadas. Por este motivo, con el fin de mejorar los procesos, las empresas necesitan descomponerlos para describir cada una de las tareas que lo componen. De esta forma, además de determinar qué tareas son importantes, cuáles aportan valor y cuáles se deben mejorar, también permite establecer qué actividades se pueden eliminar para que los procesos sean más eficaces.


5. Importancia de la implicación de las personas para alcanzar las metas

Las empresas deben gestionar de manera eficaz el talento humano y desarrollar estrategias que favorezcan su compromiso hacia la organización. Sólo así existirá una implicación real y se alcanzarán los objetivos establecidos.


6. Estrategias de aprendizaje, innovación y mejora continua

El conocimiento es la base para que una organización pueda desarrollarse y crecer. A través de las estrategias formativas y de innovación, las empresas son capaces de continuar avanzando, de adaptarse a los nuevos cambios y necesidades y de mejorar de forma continua.


7. Requiere del desarrollo de alianzas

La eficacia de una empresa depende, en gran medida, de las relaciones que establezca con sus socios, inversores y proveedores.


​8. Comprometidas con la responsabilidad social

La Responsabilidad Social Corporativa conlleva el compromiso de llevar a cabo acciones que beneficien a la sociedad y al medio ambiente en general.​​